Excel es una
herramienta que permite hacer cualquier tipo de cálculo matemático en una hoja:
hoja de cálculo. Se pueden realizar operaciones matemáticas y crear tablas de
números para realizar operaciones con ellas posteriormente de una manera eficaz
y rápida. Para que una empresa funcione correctamente es importante que lleve
sus datos al día; la contabilidad, las facturas, todo debe estar bien y para
esto utilizamos ciertas herramientas. Excel nos ayudará a realizar este tipo de
tareas de una manera efectiva, rápida y cómoda.
El
conocimiento de Excel le abrirá las puertas al mundo laboral, ya que en
cualquier empresa son necesarios estos conocimientos. Ya sea para el
departamento de contabilidad, en administración o bien para poder conocer mejor
los datos, gráficas y saber interpretarlos.
Por otro lado,
en el ámbito escolar Excel es una herramienta muy efectiva para el docente pues
le permite organizar datos, realizar estadísticas, elaborar gráficas;
específicamente en la elaboración de las listas, promedios de evaluaciones y
otras tantas cosas. De igual forma puedes enseñar estos recursos a los alumnos
si tienen la posibilidad de acceder a una computadora.
Y en
asignaturas como Matemáticas, te brinda diferentes opciones para resolver
problemas o ecuaciones.
10 funciones Básicas de Ms. Excel, según
la Universidad de HARVARD.
1. Pegado
especial
Si se
requiere solo copiar algunos elementos, evitando copiar formatos o fórmulas
indeseadas, lo primero que hay que hacer, después de copiar la celda (Ctrl+C),
es pulsar Ctrl+Alt+V para realizar el pegado especial y seleccionar los valores
que se quieren copiar.
Para pegar
los elementos, Atl+E+S+V, aunque también se puede usar el menú desplegable y
elegir la opción en el cuadro de diálogo.
2. Insertar varias filas
Al
utilizar el atajo (Ctrl, Shift, +) se selecciona el número de filas que se quiera agregar y
luego se insertan con ayuda del clic en el botón derecho del mouse. También se puede usar el comando "Insertar filas de hoja", pero solo si se
seleccionaron antes las filas a añadir.
3. Relleno
Rápido
Cuando se
necesita ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, el relleno
rápido es un "método asombroso".
Para
activarlo se elige "Relleno
Rápido" en la pestaña de "Datos, o se puede pulsar
Ctrl+E. Si no aparece, Microsoft recomienda probar en "Avanzado" y
"Relleno Rápido Automático".
4. Índice y
coincidir
Utilizadas para realizar
búsquedas complejas, si se unen ambas funciones permiten extraer datos y valores concretos de grandes hojas de
cálculo.
"Índice" tiene dos
sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila;
[núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.
"Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia])
se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5. Suma Rápida
Casi todos saben hacerlo, pero
Harvard destacó que se puede generar la celda al final de una fila o columna en
apenas unos segundos.
Si se selecciona la celda nueva y
se pulsa Ctrl + Shift + "=" se realiza la "autosuma".
6. CTRL Z /
CTRL Y
No sólo se puede utilizar CTRL +
Z para revertir errores. También se puede lograr con el comando Ctrl + Y.
Es útil para recuperar algo que
por error se eliminó con Ctrl + Z.
7. Eliminar
Duplicados
Para borrar valores repetidos en
cualquier conjunto de datos, la Universidad de Harvard recomendó colocar lo que
se desea eliminar en una nueva hoja. Así, el sistema deja por defecto el primer
valor que aparece en la tabla y no se pierden los datos en caso de error.
Se puede activar al seleccionar
la tabla, luego en la pestaña de "Datos" y haciendo clic en
"Quitar duplicados". Excel preguntará a qué columna se aplicará el
cambio.
8. Inmovilizar
paneles
Para ejecutarlo se elige la parte de
la hoja de cálculo que se desea congelar y luego en el menú, hacer clic en
"vista" o "visualización". Enseguida se selecciona
"inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", al
tiempo de pulsar lo que se quiere congelar.
Inmovilizar filas y columnas ayuda a contrastar datos que se tienen lejos de otros en una hoja de
cálculo.
9. F4
En Excel, F4 crea una referencia
absoluta, o repite la acción o comando más reciente.
La mayoría de las veces repetirá
la última acción, pero si se pulsa mientras se tiene resaltada una celda con
una fórmula, desplegará opciones de posibles referencias.
10. CTRL + Flechas de teclado
En grandes
bases de datos, permite acceder a la última cifra en unos segundos. También sirve
para seleccionar datos y maximizar la productividad.
Solo se
ejecuta el comando Ctrl + la flecha, para llegar al final del documento (flecha
Abajo) o desplazarte por él. Aunque detecta huecos en los datos, y se detiene
en el primer espacio.
